Estos Términos rigen el acceso y uso de Lumio. Léalos antes de usar la plataforma: al crear una cuenta o usar el servicio, usted y la Firma que representa los aceptan íntegramente.
Datos del prestador
| Dato | Valor |
|---|---|
| Razón social | Pendiente — sociedad en trámite de constitución |
| NIT | Pendiente |
| Domicilio | Bogotá D.C., Colombia |
| Contacto | hola@lumiohub.co |
| Protección de datos | proteccion.datos@lumiohub.co |
1. Definiciones
- Lumio / nosotros: el prestador identificado arriba.
- Plataforma: el software como servicio disponible en lumiohub.co y sus subdominios, incluidas su interfaz web y su API.
- Firma: la persona natural o jurídica que contrata la Plataforma. Es la titular de la cuenta y responde por el uso que hagan sus Usuarios.
- Usuario: cada persona autorizada por la Firma para acceder con credenciales propias.
- Organización: el espacio de datos aislado que corresponde a una Firma dentro de la Plataforma.
- Módulo: cada bloque funcional que puede activarse o desactivarse por Organización.
- Agente: identidad de software (incluidos sistemas de inteligencia artificial) autorizada por la Firma para operar dentro de su Organización con permisos delimitados.
- Contenido de la Firma: toda la información que la Firma y sus Usuarios cargan, generan o almacenan en la Plataforma.
2. Objeto del servicio
Lumio es una plataforma de gestión para firmas de servicios profesionales y de consultoría. Según los Módulos que la Firma tenga activos, la Plataforma permite gestionar:
| Módulo | Función |
|---|---|
| Documentos | Plantillas, redacción y generación de documentos |
| CRM | Prospectos, oportunidades y propuestas |
| Casos | Asuntos, partes, actuaciones y actividades |
| Proyectos | Proyectos, avances y presupuestos |
| Registro de Tiempo | Registro de tiempos imputables a proyectos |
| Facturación | Servicios, facturas, pagos y gastos |
| Derecho Laboral CO | Herramientas de cálculo para materia laboral colombiana |
| Portal de clientes | Compartir documentos y facturas con clientes de la Firma |
Los Módulos activos se acuerdan con cada Firma y quedan registrados en su Organización. Un Módulo no activo no está disponible, y algunos dependen de otros para funcionar.
Lumio provee la herramienta. Lumio no presta servicios jurídicos, contables, tributarios ni de consultoría, ni asesora sobre el fondo de los asuntos de la Firma. El criterio profesional, la revisión del trabajo y el cumplimiento de los deberes frente a los clientes de la Firma son y seguirán siendo responsabilidad exclusiva de la Firma. Las herramientas de cálculo son instrumentos de apoyo y sus resultados deben ser verificados por un profesional antes de usarse.
3. Fase de acceso anticipado
La Plataforma se encuentra en fase de acceso anticipado (beta). Esto significa, de forma explícita y sin ambigüedad:
- No ofrecemos un compromiso de disponibilidad (SLA). El servicio puede sufrir interrupciones, mantenimientos y ventanas de indisponibilidad.
- Las funcionalidades pueden cambiar, reducirse o retirarse mientras dure esta fase.
- Pueden presentarse errores. La Firma debe verificar la información crítica —en especial cálculos, cifras de facturación y documentos que vayan a producir efectos frente a terceros— antes de utilizarla.
- Le informaremos por correo o dentro de la Plataforma cuando un cambio relevante afecte su operación.
Cuando la Plataforma salga de esta fase, actualizaremos estos Términos y se lo comunicaremos.
4. Cuenta, credenciales y seguridad
La Firma designa a sus Usuarios y les asigna roles y permisos. Cada Usuario responde por la confidencialidad de sus credenciales y por las acciones realizadas desde su cuenta. La Firma debe revocar el acceso de las personas que dejen de estar autorizadas.
Debe informarnos sin demora a hola@lumiohub.co ante cualquier uso no autorizado o compromiso de credenciales del que tenga conocimiento.
Toda operación de escritura queda registrada en la bitácora de auditoría de la Organización, con el actor, la acción y los cambios efectuados.
5. Uso aceptable
La Firma y sus Usuarios se obligan a no:
- Cargar contenido ilícito, ni usar la Plataforma con fines contrarios a la ley o a la ética profesional aplicable.
- Cargar datos personales sin contar con la autorización o la base legal que corresponda.
- Intentar acceder a datos de otra Organización, ni vulnerar los controles de acceso, aislamiento o auditoría.
- Realizar ingeniería inversa, descompilar o extraer el código fuente de la Plataforma.
- Usar la API o los Agentes para extraer masivamente información ajena a la operación normal de la Firma, ni para degradar el servicio.
- Revender, sublicenciar o dar acceso a la Plataforma a terceros ajenos a la Firma sin nuestro acuerdo previo.
- Presentar a Lumio ante terceros como entidad de certificación digital, o atribuirle calidades, certificaciones o garantías que no le corresponden.
El incumplimiento de esta cláusula habilita la suspensión prevista en la cláusula 13.
6. Contenido de la Firma
El Contenido de la Firma es y sigue siendo de la Firma. Lumio no adquiere propiedad sobre él.
La Firma nos concede una licencia limitada, no exclusiva y revocable para alojar, procesar, transmitir y mostrar ese contenido con el único fin de prestarle el servicio y de cumplir obligaciones legales. Esta licencia termina con el contrato, sin perjuicio de las copias de respaldo sujetas a los ciclos de retención descritos en la Política de Tratamiento.
Lo que no hacemos con el Contenido de la Firma: no lo vendemos, no lo compartimos con otras Firmas, no lo usamos para finalidades comerciales propias y no lo usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial.
La Firma declara que cuenta con los derechos y autorizaciones necesarios sobre el contenido que carga, y responde frente a terceros por su licitud.
7. Agentes e inteligencia artificial
La Firma puede autorizar Agentes para que operen dentro de su Organización. Se aplican las siguientes reglas:
- Un Agente queda vinculado a una sola Organización y no puede acceder a datos de otra.
- Sus permisos resultan de la intersección entre su alcance asignado, su rol y los Módulos activos. Un Agente nunca puede hacer más de lo que podría hacer un Usuario humano con ese mismo rol.
- Cada acción de un Agente queda registrada en la bitácora de auditoría, identificando al Agente que la ejecutó.
- La Firma es responsable de las acciones que sus Agentes ejecuten en su nombre, en los mismos términos que si las hubieran realizado sus Usuarios.
- Los Agentes asisten; no deciden. Sus resultados deben ser revisados por un profesional de la Firma antes de producir efectos frente a terceros. Los sistemas de inteligencia artificial pueden producir resultados inexactos.
8. Firma electrónica y documentos electrónicos
Cuando la Firma active el Módulo de Portal de clientes y su funcionalidad de firma, la Plataforma permite que un destinatario suscriba documentos electrónicamente. Es indispensable entender su naturaleza jurídica:
- La firma que produce la Plataforma es una firma electrónica en el sentido del artículo 7 de la Ley 527 de 1999 y del Decreto 2364 de 2012 (compilado en el Decreto 1074 de 2015).
- No es una firma digital certificada, y Lumio no es una entidad de certificación digital acreditada por el ONAC, ni se presenta como tal. Si su operación exige una firma digital certificada, debe acudir a una entidad de certificación acreditada.
- Como toda firma electrónica, su valor probatorio depende de que pueda demostrarse su confiabilidad frente al fin para el que se usó. Para ello la Plataforma conserva, por cada firma: el resumen criptográfico (SHA-256) del documento congelado en su forma definitiva y verificado en el momento de firmar, la verificación del firmante mediante un código de un solo uso enviado a su correo, el texto exacto de la aceptación, y la fecha, hora, dirección IP y agente de usuario del acto.
- Acuerdo sobre el método (Decreto 2364 de 2012, art. 3): al usar esta funcionalidad, la Firma y el destinatario acuerdan expresamente que el método descrito es apropiado y confiable para los fines del documento suscrito.
- La Firma es responsable de determinar si, para un documento concreto, la ley exige una solemnidad distinta (escritura pública, firma digital certificada u otra).
Los documentos electrónicos generados y conservados en la Plataforma constituyen mensajes de datos y les son aplicables los artículos 8 a 11 de la Ley 527 de 1999. La Firma sigue siendo responsable de sus propios deberes de conservación documental.
9. Datos personales
El tratamiento de datos personales se rige por nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales. En resumen:
- Respecto de los datos de los Usuarios de la Firma y de nuestros contactos, Lumio es Responsable.
- Respecto del Contenido de la Firma —los datos de sus clientes, contrapartes y terceros—, la Firma es Responsable y Lumio es Encargado, y actúa únicamente conforme a sus instrucciones.
- Esa relación se documenta en un contrato de transmisión de datos entre la Firma y Lumio, que autoriza el uso de los proveedores (sub-encargados) listados en la Política.
La Firma debe contar con la autorización o la base legal que corresponda respecto de los Titulares cuyos datos carga, y debe atender directamente las solicitudes de habeas data que estos le presenten. La Plataforma incluye herramientas para tramitar y dejar constancia de esas solicitudes; usarlas correctamente es responsabilidad de la Firma.
10. Precio, facturación e impuestos
Durante la fase de acceso anticipado, el precio, el plazo, los Módulos incluidos y las condiciones de pago se pactan por escrito y por separado con cada Firma. Estos Términos no fijan por sí solos una tarifa.
Los valores acordados se entienden sin incluir los impuestos aplicables, que se liquidarán conforme a la normativa vigente. La mora en el pago habilita la suspensión prevista en la cláusula 13, previo aviso.
11. Propiedad intelectual
La Plataforma, su código, diseño, marcas, documentación y todo elemento que la compone son de titularidad de Lumio o de sus licenciantes. Estos Términos otorgan a la Firma un derecho de uso limitado, no exclusivo, intransferible y revocable durante la vigencia del contrato, y no transfieren ningún derecho de propiedad intelectual.
Las sugerencias y comentarios sobre el producto que la Firma nos comparta podrán ser incorporados libremente al producto, sin que ello genere contraprestación ni derechos sobre la Plataforma. Esto no otorga a Lumio derecho alguno sobre el Contenido de la Firma.
12. Disponibilidad, soporte y respaldo
Procuramos mantener el servicio disponible de forma continua, sin que ello constituya un compromiso de nivel de servicio durante la fase de acceso anticipado.
Realizamos copias de respaldo cifradas de forma periódica como medida de continuidad. Esas copias son un control de recuperación ante desastres y no sustituyen las exportaciones que la Firma decida conservar por su cuenta.
El soporte se presta por los canales acordados con cada Firma, en días hábiles.
13. Suspensión y terminación
Suspensión. Podemos suspender el acceso, total o parcialmente, cuando: (i) exista un riesgo de seguridad activo, (ii) se incumpla la cláusula 5, (iii) exista mora en el pago, o (iv) lo exija una orden de autoridad competente. Salvo urgencia de seguridad, avisaremos previamente y daremos oportunidad de subsanar.
Terminación. Cualquiera de las partes puede terminar la relación conforme a lo pactado en el contrato correspondiente. La Firma puede cerrar su cuenta en cualquier momento.
Salida de datos. Terminado el contrato, la Firma dispondrá de un plazo de treinta (30) días calendario para exportar su Contenido. Vencido ese plazo, y salvo obligación legal de conservación, la información se suprime de los sistemas activos; las copias de respaldo se eliminan al vencer su ciclo de retención. Si la Firma solicita la supresión anticipada, la atenderemos.
14. Garantías y responsabilidad
La Plataforma se presta en el estado en que se encuentra durante la fase de acceso anticipado. Salvo lo expresamente previsto aquí o en el contrato, no otorgamos garantías adicionales sobre resultados, idoneidad para un fin específico o ausencia de errores.
Lumio no responde por: (i) el uso que la Firma o sus Usuarios hagan de la Plataforma, (ii) el contenido que carguen, (iii) las decisiones profesionales que adopten, (iv) fallas de conectividad o de servicios de terceros ajenos a nuestro control, ni (v) el resultado sustantivo de los cálculos, documentos o comunicaciones que la Firma genere sin verificarlos.
Salvo pacto distinto en el contrato, la responsabilidad total de Lumio frente a la Firma por cualquier reclamación se limita al valor efectivamente pagado por la Firma en los doce (12) meses anteriores al hecho que la origina. Si en ese periodo no ha habido pagos, las partes se sujetarán a lo que determine la ley.
Estas limitaciones no aplican al dolo ni a la culpa grave, ni a ninguna responsabilidad que la ley colombiana declare irrenunciable. Nada en estos Términos restringe los derechos irrenunciables que la ley reconozca a la Firma o a los Titulares de datos personales.
15. Confidencialidad
Cada parte se obliga a mantener la confidencialidad de la información de la otra a la que acceda con ocasión del contrato, y a usarla solo para ejecutarlo. Esta obligación subsiste por cinco (5) años después de terminada la relación, y de forma indefinida respecto de la información amparada por el secreto profesional o por normas especiales.
Lumio limita el acceso de su personal al Contenido de la Firma a lo estrictamente necesario para prestar soporte, mantenimiento y seguridad, bajo deberes de confidencialidad y con registro de las intervenciones.
16. Modificaciones
Podemos modificar estos Términos. Los cambios sustanciales se comunicarán por correo electrónico o dentro de la Plataforma con una antelación razonable a su entrada en vigencia. El uso de la Plataforma después de esa fecha supone su aceptación. Si la Firma no está de acuerdo con un cambio sustancial, puede terminar el contrato conforme a la cláusula 13.
17. Cesión
La Firma no puede ceder su posición contractual sin nuestro consentimiento previo y escrito. Lumio podrá cederla en caso de reorganización, fusión o venta del negocio, informando a la Firma y manteniendo intactas las obligaciones sobre datos personales aquí previstas.
18. Ley aplicable y solución de controversias
Estos Términos se rigen por la ley colombiana. Las partes procurarán resolver de buena fe cualquier diferencia mediante arreglo directo dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la comunicación escrita de la controversia. Agotado ese término sin acuerdo, la controversia se someterá a los jueces de la República de Colombia, con domicilio en Bogotá D.C., sin perjuicio de los mecanismos alternativos que las partes acuerden por escrito.
19. Contacto
Comercial y soporte: hola@lumiohub.co Protección de datos y habeas data: proteccion.datos@lumiohub.co